Privacy statement Kluiwstra administratie advies en belastingen (Kaab)
In ons Privacyreglement gebruiken wij een aantal definities (deze definities kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt):
Reglement: dit privacyreglement;
Privacywetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
1. Toelichting op het Reglement
Kluiwstra Administratie, Advies en Belastingen, hierna Kaab mag de gegevens die u aan haar verstrekt niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van uw persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet heeft Kaab de plicht om haar klanten:
• op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door Kaab worden verwerkt;
• te melden wie de gegevens kunnen inzien;
• voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen.
Kaab vindt uw privacy belangrijk. Daarom geeft Kaab in dit Reglement een toelichting op hoe zij met uw gegevens omgaat, wat het doel is van het gebruik daarvan en voor de verwerking van welke gegevens Kaab expliciet om uw toestemming moet vragen.
2. De persoonsgegevens die Kaab gebruikt en het doel van het gebruik
Kaab verwerkt (mogelijk) uw persoonsgegevens als u klant wordt of bent van Kaab, zich aanmeldt voor nieuwsbrieven van Kaab of via het contactformulier contact met ons opneemt. Kaab verzamelt uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en wanneer dit voor het leveren van onze dienstverlening noodzakelijk is uw BSN-nummer en/of een kopie ID-bewijs. Deze gegevens stellen ons in staat om:
• de overeenkomst die klanten met Kaab sluiten financieel en administratief te kunnen afhandelen;
• onze dienstverlening te kunnen leveren;
• klanten of geïnteresseerden te kunnen bereiken als dat nodig is;
• om onze dienstverlening verder te ontwikkelen/te optimaliseren.
3. Verstrekking persoonsgegevens aan derden
Kaab verstrekt geen persoonsgegevens aan personen of bedrijven buiten de Kaab-organisatie, tenzij:
• dat verplicht is door een wettelijk voorschrift;
• dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst die Kaab met u heeft gesloten;
• u daarvoor toestemming heeft gegeven.
4. Plichten/beveiligde toegang/geheimhouding/bewaartermijn
• Kaab verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer) in dat de gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze verkregen worden en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit Reglement.
• uw persoonsgegevens kunnen enkel en alleen door het personeel van Kaab worden ingezien, tenzij in dit Reglement anders is bepaald. Al uw persoonsgegevens worden door Kaab beveiligd tegen onbevoegde toegang. De beveiliging bestaat:
• uit het hebben van een persoonlijk wachtwoord voor iedere medewerker om in te loggen in het digitale systeem.
• de medewerkers van Kaab hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle aan Kaab verstrekte persoonsgegevens;
• Kaab heeft technische maatregelen genomen om het door haar gebruikte systeem te beveiligen tegen inbreuken van buitenaf overeenkomstig de wet;
• uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor een goede administratie. Kaab hanteert een termijn van twee jaar na de laatste factuur, waarna de gegevens vernietigd worden. De wet kan een andere bewaartermijn voorschrijven. Als dat zo is zal Kaab zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.
5. Uw rechten als betrokkene
• recht op informatie: het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden en met welk doel;
• inzagerecht: het recht op inzage en afschrift van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad;
• het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn (recht op correctie en verwijdering). Aan het recht om (gedeeltelijke) verwijdering van uw gegevens te vragen, kan alleen tegemoet gekomen worden als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven;
• het recht van verzet: het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten;
• het recht op dataportabiliteit: het recht om de persoonsgegevens die van u bewaard worden te ontvangen om over te kunnen dragen naar een andere organisatie;
• het recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluiten. Bij een geautomatiseerd besluit is er het recht om de beslissing te laten nemen door menselijke tussenkomst.
Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit per email naar info@kaab.nl aangeven. Als uw verzoek wordt afgewezen wordt aan u uitgelegd waarom. Een reden kan zijn dat uw dossier informatie bevat die van belang is of kan zijn voor anderen. U ontvangt binnen één maand na ontvangst van uw verzoek bericht van Kaab.
Ook als u een klacht heeft over de wijze van verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met Kaab opnemen en probeert Kaab er samen met u uit te komen.
Heeft u een (andere) opmerking/vraag/suggestie? Ook daarvoor kunt u schriftelijk contact met ons opnemen.
Uiteraard zal Kaab ook met de in dit verband verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan.
Onze actuele contactgegevens zijn te vinden op de contactpagina van deze website: www.kaab.nl/contact
Privacyreglement Kaab versie mei 2018